Se você já organizou um evento, sabe que nem sempre as coisas saem conforme o planejado e que você tem que enfrentar alguns desafios. Quando organizei meu primeiro evento, fui informado sobre a divertida regra da cara de pato. Esta regra afirma que você deve parecer calmo e controlado por fora. Mas na verdade você está remando vigorosamente com os pés debaixo d’água para se manter à tona. No entanto, ninguém deve saber sobre isso. Até hoje, acredito que esta é a regra mais valiosa. Quer saber mais sobre ? Acesse: https://guiajampa.com.br/
Organizar um evento não é uma tarefa fácil. Mas posso dar 10 pontos importantes a serem lembrados para manter as coisas funcionando sem problemas.
1. Defina o objetivo e o formato
Parece bastante óbvio, mas vale a pena abordar essa questão de forma crítica. Torne seu objetivo o mais específico possível: você deseja transmitir conhecimento aos participantes; agradecer aos parceiros; Coletar doações para um projeto ou oferecer prazer estético aos hóspedes? O formato do evento depende da resposta: conceito, tempo e duração, divisão de funções na equipa, disposição das salas, catering e sonorização.
Tente não ficar preso em formatos tradicionais. Veja Unconference, PechaKucha, formato TED, brunch temático, eventos online, eventos ao ar livre. É importante ressaltar que o formato ajuda a atingir o objetivo do evento.
2. Preste atenção suficiente ao planejamento
O plano deve incluir logística, conteúdo e promoção do evento. Crie um documento disponível para toda a equipe, onde cada membro possa ver o trabalho do outro e o panorama geral. Primeiro, faça uma lista das tarefas principais e, em seguida, descreva-as com o máximo de detalhes possível em termos de etapas específicas que precisam ser executadas. É importante definir o cronograma no plano: o tempo necessário para concluir uma tarefa. Muitas vezes é subestimado e a preparação é mais lenta do que o esperado.
Você pode usar modelos do Google, programas como Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek para planejamento. Mesmo o Excel simples não o decepcionará.
3. Crie o seu orçamento tendo em conta situações imprevistas
Olhe para a lista de tarefas e reflita-a no seu orçamento. Também vale a pena pensar em uma reserva em caso de imprevistos. Por exemplo, houve um incidente em meu local de trabalho quando estava chovendo no dia de um evento ao ar livre. Imediatamente tivemos que mudar e mover todos os equipamentos e móveis. É melhor pensar nessas coisas com antecedência e estar preparado financeiramente para elas.
Opcionalmente, você pode usar este modelo de orçamento, personalizá-lo ou criar o seu próprio.
4. O diabo mora nos detalhes
Se você quer surpreender agradavelmente seus convidados, pense em tudo nos mínimos detalhes: como se inscrever, quem vai cumprimentar os participantes e como, que música vai tocar, você tem um cantinho de fotos interessante, como são suas apresentações e como sua equipe está vestida, o que fazer nos intervalos.
Por exemplo, durante o registro, os participantes podem ter a oportunidade de assistir a uma curta master class, jogar ou assistir a um vídeo informativo.
Tente surpreender as pessoas e criar o efeito uau, superar suas expectativas nas coisas mais comuns. Isso é exatamente o que cria a sensação de um evento.
5. Verifique o local e tenha um plano B
Sempre verifique o local pessoalmente na fase de seleção. No momento mais inesperado, pode acontecer que o ar condicionado do corredor não funcione bem, não haja banheiros para deficientes físicos ou os aparelhos não passem pela porta. Portanto, verifique essas questões com antecedência.
Uma vez fiz uma conferência para 50 pessoas e com uma hora de evento o dono da sala pediu para desocupar o local sem motivo. Por fim, passamos uma hora de treinamento com os participantes em um parque próximo até encontrarmos um novo local. Você pode achar que essa situação não vai acontecer com você, mas é sempre melhor ter um plano B. Para continuar informado, acesse https://guiajampa.com.br/
6. Atribuir responsabilidades
Não só na fase de preparação, mas também durante o evento, é muito importante distribuir as tarefas entre os membros da equipe. Atribuir responsabilidades por zona. Por exemplo, alguém é responsável pela área de credenciamento, outra pessoa é responsável por receber os palestrantes, outra pessoa é responsável pela engenharia, catering, assessoria de imprensa etc. duração total do evento.
Forneça a cada membro da equipe um documento com as responsabilidades atribuídas para que cada pessoa saiba quem contatar para questões específicas.
7. Conte ao seu público sobre o evento
Não subestime o tempo que leva para promover um evento com sucesso. O tipo de evento, seu público-alvo, recursos internos e orçamento determinam sua abordagem de marketing. Ao escolher seus parceiros de mídia, concentre-se naqueles que atraem seu público-alvo. É melhor ter alguns parceiros específicos do que falar com todos sobre o evento.
Também é importante criar uma mensagem-chave que ressoe em todos os canais. Certifique-se de que seja curto e transmita com precisão a ideia do evento ao seu público.
8. Preste atenção ao serviço
Certifique-se de que sua equipe siga a regra da cara de pato. Seja amigável com os participantes, palestrantes e parceiros. Tente resolver seus problemas ou dúvidas e atender às suas expectativas, mesmo que você se sinta cansado e as coisas não saiam conforme o planejado. Em última análise, as pessoas se lembram de como foram tratadas e da atmosfera, não do que o palestrante disse no palco.
9. Faça uma verificação final 24 horas antes do evento
Certifique-se de informar aos participantes como chegar ao local, convidar todos os convidados importantes e preparar materiais impressos, conteúdo de áudio e vídeo . Certifique-se de que todos entendam suas funções e responsabilidades e que o espaço esteja pronto. Para fazer isso, você pode criar uma lista de verificação como esta.
Um checklist semelhante pode ser feito para checar a preparação no dia do evento: está tudo no lugar, funcionando, feito no prazo.
Certifique-se de imprimir o programa de eventos e deixar uma cópia para cada funcionário e voluntário. Além disso, dê a todos o número de telefone de contato principal para que possam se comunicar uns com os outros em caso de emergência.
10. Peça feedback
Você provavelmente ficará cansado e feliz após o evento, mas terá dificuldade em avaliar objetivamente como tudo aconteceu. Portanto, peça aos participantes que preencham uma ficha de avaliação impressa ao final do evento ou uma ficha online em casa. Peça-lhes que avaliem diferentes aspectos do evento: logística, palestrantes, locais e o trabalho dos organizadores. Esta informação irá ajudá-lo a evitar erros no futuro e a melhorar a qualidade dos seus eventos. Se possível, solicite feedback por meio da mídia social ou grave análises em vídeo ao final de um evento. Isso é útil se o seu evento estiver sendo realizado novamente.
Seja qual for o evento que organizar, seja optimista e não tenha medo de surpresas e o seu evento será um sucesso!
Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Evento
